Сегодня поговорим о планировании и расстановке приоритетов.
Определение цели - лишь начальный этап. После того, как цель поставлена, вы должны преобразовать ее в план действий, необходимых для ее достижения. Затем определить степень важности каждого действия и решить, что нужно сделать в первую очередь, а что может подождать. Успешное выделение степеней важности каждого действия оказывает сильное влияние на эффективность достижения цели.
Речь пойдет о составлении и анализе списка дел. Важно выделять для себя периоды, на которые составляется план действий. Наиболее эффективными периодами планирования являются: день, неделя, месяц, год. Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно. Имеет смысл иметь отдельный план для каждого их этих периодов.
Главное преимущество, достигаемое путем планирования, состоит в том, что планирование рабочего времени приносит выигрыш во времени. Только представьте, каждая минута, потраченная на планирование – экономит 1- минуту исполнения и дает 100% отдачу от вложенной энергии.
При разработке плана каждого периода необходимо ответить на следующие вопросы:
- Какова основная цель данного периода?
- Каким количеством времени можно располагать на данном периоде?
- В какой очередности должны быть выполнения основные задачи периода?
- Какие подготовительные мероприятия должны быть выполнены?
Важнейшим из всех периодов планирования является день. Планирование на день создает предпосылки для того, чтобы жить в настоящем. Именно об этом мы говорим в первом модуле.
План на день должен создать обзор всех дел дня и помочь наиболее эффективно использовать время. План на день определяет конечные цели работы в порядке значимости. Формируется план преимущественного в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня.
Вот несколько рекомендаций по составлению списка дел:
1. Список должен быть один!
2. Хранить информацию в письменной форме.
3. Обязательно проверять свой список в конце дня (вычеркнуть сделанные и неактуальные).
4. Вносить в список задачи, повторяющиеся изо дня в день (чтобы они не ускользнули от вашего внимания).
5. Дробить крупные задачи на мелкие (которые стоит выделить особо). Группировать мелкие задачи в крупные блоки.
6. Расставлять приоритеты (выделять главные, чтобы время не поглотили мелочи). И выделять задачи, которые можно перепоручить другим.
Если с первыми пунктами всё ясно, то расстановка приоритетов, как правило, является наиболее непонятной. Что такое вообще – приоритетность дел? Все вы, наверное, слышали о Принципе Паретто (Правило 80х20).
Суть его заключается в том, что 20% ваших усилий обеспечивают 80% вашего результата. Только подумайте: только 20% сделанных вами дел приносят львиную долю результата. Получается, что остальные усилия не важны и бесполезны.
Для достижения наибольшей эффективности, очень важно установить, какие именно 20% настолько важны, что приносят 80% результата.
Итак, анализируйте свой список дел по приоритетности: постарайтесь каждый раз определить, какие именно дела наиболее важны для работы, и выполняйте их. Все остальные по возможности перепоручите кому-нибудь другому.
В процессе практики вы научитесь разбираться, что заслуживает вашего непосредственного внимания, а что можно перенести на потом. Если вы будете использовать принцип Парето, то сможете существенно повысить эффективность использования вашего времени.
ВНИМАНИЕ: научитесь выявлять 20% дел, которые принесут 80% результата.
Получай статьи блога "Дневник обучения Наталии М." на свой Email
Комментариев нет:
Отправить комментарий